kommunikation

Egen tolkning är obra feedback

Jag har ju varit inne på det tidigare när jag skrivit om feedback. När feedback ges ska man undvika att förmedla tolkningar. Exempelvis

… du var stressad

… du verkade att vara nervös

… du verkade att vara ointresserad

I ovanstående exempel framförs en tolkning utan att egentligen återge vad det är som gör att en person upplevs som stressad, nervös eller ointresserad.

Vidare är det bra att använda ordet och när en formlering länkas samman. Ordet men som annars kanske är vanligare innebär allt som oftast att det som sagts före ordet men inte gäller – exempel:

”Du pratade väldigt tydligt idag, men du borde kanske ökat tempot.”

Byt ut ordet men mot ”och” alternativt stanna upp efter första återkopplingen för att därefter ge förslag på förbättring. Då har mottagaren bättre förutsättningar att ta emot båda synpunkterna.

Ge inte feedback i onödan

När du vill ge feedback, börja med att fråga om personen vill ha det. Passar det inte är det bara att vänta till ett tillfälle när det passar bättre. Är ju värdelöst att ge feedback till en person som inte är i stånd att ta emot det. När det väl passar kan feedbacken inledas med: ”Hur tänkte du när du gjorde det här?” Om mottagaren av feedbacken har koll på vad som gått snett, behöver du inte ta upp det igen. Ge inte kritik i onödan utan tänk på att man ofta bemöter andra som man själv vill bli bemött.

Kan man känna vad någon annan känner?

Så klart man inte kan. Säg aldrig ”Jag kände att du var nervös” för du kan aldrig känna vad någon annan kände. Personen kanske inte ens var nervös. Utgå istället från vad du upplever – därefter kan du förmedla din feedback. Exempelvis: ”Jag såg att du satt med armarna i kors. Är det ett tecken på att du är ointresserad? Kanske du kunde…? ” osv. Genom den formuleringen blir det enklare för mottagaren att sortera upp vad som bidrog till en upplevelse.

Andra ordfällor

”Vad lugn du är i dag”, ”Du är så glad i dag”… o.s.v. Även här är det en tolkning som framförs. Var tydlig – vad är det som gör att du uppfattar en person som glad. Säg då istället ”När du sitter så där tillbakalutad som du gör nu uppfattar jag att du är lugn, vilket även gör att jag känner ett lugn.”

Så återigen – var mer specifik i återkopplingen. Att bara säga att något är bra eller dåligt räcker inte. Exakt vad är det som gör att det är bra eller dåligt.

 

 

Sortera upp din feedback

Ett bra sätt när feedback på en annan persons beteende sker är att undersöka och sortera upp de egna upplevelserna utifrån de slutsatser/tolkningar som gjorts.

”Vad du ser ointresserad ut”

”Jag ser att du sitter med armarna i kors. Är det ett tecken på att du är ointresserad?” på det där viset undrar jag om

Den första meningen är formulerad enbart utifrån den egna tolkningen. Den kan lätt uppfattas som ett angrepp av den som får feedbacken. Den bidrar troligen heller inte till någon förändring om det är nödvändigt. Den andra meningen utgår från det som upplevts, dvs. att någon ser en person som sitter med armarna i kors, och därefter ställer frågan om det har en viss innebörd. Den egna tolkningen är fortfarande ”ointresserad” men genom att ställa kontrollfrågan så får vi ett kvitto på om det stämmer eller om det är något annat som ligger bakom de korslagda armarna. Kanske bara så enkelt att personen i fråga tycker det är ett bekvämt sätt att hålla armarna på. Ett annat exempel:

”Är du trött?”

”Jag märker att du klipper med ögonen. Känner du dig trött?

Skillnaden kan se rätt oskyldig ut mellan dessa exempel, men är tydliga exempel på där skillnaden mellan det du upplever och det som tolkas in blir påtaglig.

”Jag såg att…”

Utgå alltid från dig själv. Gå tillbaka på vad du ser, hör eller känner (med känseln vid beröring, tryck osv – inte fjärilskänsla i magen etc). Här är det allt för vanligt att det görs en egen tolkning och drar slutsatser utifrån det. Om du tycker någon ser stressad ut – vad exakt i det du såg eller hörde gjorde att du tolkade det som stress?

Checka av

Kolla av med personen att din upplevelse är motiverad och stämmer överens med hur den andra upplevde det. Som i exemplen ovan där man utgår från den egna upplevelsen och därefter ställer en fråga om det är rätt uppfattat. Är personen trött eller är det linser som krånglar etc. Genom detta tillvägagångssätt

Den egna upplevelsen

När väl den egna upplevelsen är framförd och kanske bekräftad fortsätter med att berätta om det är en positiv upplevelse eller om det finns ett förslag till förändring.

Ett exempel på bekräftande feedback är

”Jag hörde att du pratade lugnt och tydligt och att du tog god tid på dig mellan de olika avsnitten. Jag upplevde att du hade allt under kontroll. Det tyckte jag var bra.”

Här utgår feedbacken från den egna upplevelsen i det som hörs. Därefter fylls det på med den egna tolkningen om att ha allt under kontroll. Slutligen kommer peppen i.

Är det en feedback som slutar i ett förslag till förändring

Jag såg att du bläddrade bland dina papper vid ett par tillfällen. Jag uppfattade det som du ville stämma av att du fått med all information. Testa talkort nästa gång. Det fungerar bra för mig att komma ihåg viktiga punkter

När det är något som ska förbättras/förändras – lämna inte feedbacken utan att också ge ett förslag som bidrar till ändring. Ta meningen ovan igen fast utan förslag till förbättring.

Jag såg att du bläddrade bland dina papper vid ett par tillfällen. Jag uppfattade det som du ville stämma av att du fått med all information.

Den sista meningen reser mer frågetecken än den ger någon mening för mottagaren. Så alltid ett förslag om det är något som ska förbättras.

Fokusera alltså mer på varför en upplevelse dyker upp, vad exakt var det som bidrog till upplevelsen och sedan slutklämmen med antingen bekräftelse eller förslag till förändring.

 

 

Feedback som bidrar till utveckling

Jag läste en tweet i morse om feedback och började fundera på begreppet.

Tweeten handlade om ett inslag i P3:s Metropol där Karin Ulfhielm slog ett slag för positiv feedback. Bland annat så efterlyser hon fler motfrågor i den positiva feedbacken. Om någon ger en klapp på axeln och säger ”Bra jobbat” så ska vi kontra med motfrågan ”Vad är det som är bra – vad är det specikt som gör att det blir bra?”. Jag gillar ansatsen i att lirka fram mer detaljer i vad det är som bidrar till ett bra slutresultat. Allt som undanröjer tveksamheter och där jag inte behöver tolka in vad som menas är av betydelse.

Förutom att ordet feedback emellanåt blir rätt uttjatat som begrepp så var det en annan fundering som dök upp och som knyter an till det som Karin pratade om i inslaget.

  • Hur bidrar min feedback till utveckling/förbättring hos mottagaren?

Vidare så funderade jag på vad som egentligen menas med positiv feedback. Är det positiv i bemärkelsen ”goda nyheter”, ”kräver liten insats av avsändaren” eller ”här är risken för en konflikt mellan mig och person  X liten”. Alltså snudd på lika mycket fokus på mig som ger feedback som den som ska få feedbacken. Jag gissar ändå att syftet med feedback är att den ska bidra till utveckling hos mottagaren. Då behöver också du som ger feedbacken fundera över vad exakt det är som behöver justeras/läggas till/tas bort. Om denna feedback utgår från det du upplevt, dvs. sett eller hört, tror jag också det bidrar till att avdramatisera feedbacken. Att formulera återkopplingen utifrån det man sett eller hört och utifrån det föreslå förändring eller peppa och säga ”fortsätt med det” bidrar till att du håller dig på rätt sida om linjen mellan det som är Jag och det som är Du, dvs mottagaren.

Sedan ska man som mottagare och givare av feedback alltid utvärdera om feedbacken som ges (eller tas emot) mer handlar om åsikter snarare än att de bidrar till att lyfta personen som lyssnar till det som sägs. Då handlar det inte om feedback längre utan någonting helt annat. Kanske mer ett behov hos personen som har en uppfattning att framföra det – inte alls i syfte att utveckla personen som lyssnar.

Som mottagare av feedbacken har man ju sedan alltid valet att värdera det som lyfts fram. Efter sorteringen av vilka konkreta delar som bidrar till utveckling kan man ju alltid sålla bort det som inte ger mening (jag vet, lättare skrivet än gjort…tål att tränas på).

Slutligen tror jag att feedback i är enkelt…gäller bara som allt annat att träna på det. Kanske inte bara i själva framförandet utan också i de egna reflektionerna. Träna i att konkretisera och pricka in exakt vad det är som ska ges feedback på.

Sedan en sista sak – hur ofta frågar du om personen du har framför dig vill ha feedback? Det kan ju faktiskt vara så att även om du laddat för detta så är personen i fråga på en helt annan hållplats och inte alls mottaglig för det du kommer att framföra. Bara det kan vara en utmaning att respektera ett ”Nej tack, inte just nu”